Communication municipale au Conseil communal en lien avec la crise COVID-19

Commune du Chenit, séance du 22 juin 2020

La Municipalité souhaite revenir en particulier sur la crise sanitaire du coronavirus qui nous touche depuis le mois de mars dernier et qui a bouleversé nos habitudes:

Hommages aux victimes

Cette crise n’a évidemment pas épargné la Vallée de Joux et la commune du Chenit puisque hélas, nombre de décès en lien avec cette maladie ont été enregistrés parmi nos habitants.

La Municipalité tient à s’associer à la douleur de toutes ces familles qui ont perdu un proche parent des suites du COVID-19. Elle sait combien il a été difficile de prendre congé de ces personnes en raison des mesures sanitaires et elle tient aujourd’hui à leur rendre hommage par une minute de recueillement. Nous adressons égale- ment nos pensées particulières à nos deux collègues Carole Dubois et Bertrand Meylan qui ont été confrontés au deuil durant cette période.

Chronologie des faits

En préambule, il faut se replonger dans le contexte de l’époque. Nous sortions des Jeux Olympiques de la Jeunesse qui s’étaient déroulés sous les meilleurs auspices. La Municipalité était sur le point d’organiser, la suite des opérations. Les connaissances de la maladie dont nous disposons actuellement n’étaient encore pas d’actualité. Pour certains, ce virus était bénin et pour d’autres, il présentait un haut niveau de danger.

Bien avant que la situation ne se détériore en Suisse, la Municipalité suivait donc avec attention les événements qui se déroulaient en Europe et en particulier en Italie et en France où la situation se dégradait rapidement.

Au cours du mois de février déjà, des mesures complémentaires ont été prises par le service des bâtiments pour le nettoyage des locaux scolaires. Des commandes de matériel ont été effectuées et rapidement, il a été constaté que nos fournisseurs peinaient à les honorer tant la demande était forte. Des directives ont été données au personnel de conciergerie pour que le nettoyage et la désinfection de certaines surfaces sensibles soient renforcés. Dès le 24 février 2020, et l’apparition des premiers cas à La Vallée, des contacts étroits entre la Direction du Pôle Santé et le Syndic ont été établis. Au cours de ces discussions, il a été perçu que la crise montait en intensité puisque le pôle santé se préparait activement à un afflux de patients, selon les directives du médecin cantonal. Le message qui a été passé à cette occasion était clair mais très inquiétant: Il y aura beaucoup de malades et de nombreux décès. De son côté, la commune du Chenit a informé le pôle santé qu’elle se tenait prête à l’appuyer dans ses tâches. Nous verrons plus loin que cette collaboration a dû se concrétiser. Des mesures ont été prises, en particulier par la commune du Lieu au niveau des Pompes Funèbres de la Vallée de Joux. Le gérant et les préposés communaux ont été formés et équipés de matériel de protection personnel. Des surfaces ont été remises en service et nettoyées dans le but d’accueillir les dépouilles des défunts. Au plus fort de la crise M. Philippe Quiblier, gérant des Pompes Funèbres de la Vallée de Joux a eu à s’occuper de 23 décès en l’espace de deux semaines. Cette situation était évidemment inédite. De son côté, M. Olivier Lanthemann, qui partage son temps entre la conciergerie et l’appui aux pompes funèbres a été détaché à plein temps au service des pompes funèbres.

Pour celles et ceux qui pourraient encore douter de la gravité de la situation, sachez par ailleurs, qu’un véhicule communal a dû être également transformé temporairement pour per- mettre le transport de corps.

Le vendredi 6 mars 2020 à 11.34 heures, un courriel en provenance de la Préfecture demandait aux communes d’établir un plan de continuité de l’activité. Ce plan visait à garantir la poursuite de l’exploitation des divers services communaux indispensables avec un minimum de personnel. Le postulat de base était d’assurer le fonctionnement de la commune en mode «dégradé» pendant 90 jours avec 60% des effectifs disponibles. Dans ce contexte, une cellule de crise a été mise sur pied au sein de la commune. Cette cellule avait pour but d’assurer la mise en place du plan de continuité de l’activité tout en garantissant les mesures de protection nécessaires pour le personnel communal.

La cellule de crise se présentait comme suit: (Voir tableau ci-dessous)

S’agissant du plan de continuité, un choix a donc dû être fait parmi les activités réputées indispensables classées selon un indice 1 & 2 et les tâches non prioritaires, selon un indice 3 ou 4. Les ressources humaines et matérielles ont ensuite été réallouées sur les tâches prioritaires. Parallèlement à la mise en place du plan, deux demandes d’appui spécifiques ont été adressées à la commune à savoir:

1. La mise sur pied d’une navette au profit de l’hôpital de la Vallée de Joux pour le transport d’échantillons au CHUV 7j/7 en fin de journée;

2. Une demande de l’association des transports bénévoles pour l’acheminement de personnes auprès d’institutions de santé. Il s’agissait dans ce cas de permettre à des personnes atteintes de maladies graves de pouvoir continuer à se faire traiter (dialyse, chimiothérapie, etc.). En effet, les transports bénévoles, association active depuis de nombreuses années à La Vallée pour la plus grande satisfaction de la population, a été confrontée au fait que la plupart de ces chauffeurs étaient considérés à risque en raison de leur âge ou de problèmes physiques. La commune se devait de venir en aide à toutes ces personnes. Ces deux demandes ont pu être honorées.

Pour le transport des échantillons, des collaborateurs du service des travaux ont pris en charge cette prestation. Au cours de la crise, 87.5 heures de travail et 3’850 kilomètres ont été effectués entre l’hôpital de la Vallée de Joux et le laboratoire du CHUV à Lausanne.

De son côté, le service forestier a assumé avec ses véhicules, les missions de transports de personnes à la place du groupe des transports bénévoles. Cet exercice ne s’est pas avéré sans risque, puisque les bénéficiaires de ces prestations appartiennent naturellement aux groupes à risques. Des équipements de protection personnelle et des solutions hydroalcooliques ont été fournies aux collaborateurs concernés. Au total, 131.50 heures pour 4’806 kilomètres ont été pris en considération.

D’autre part, de manière plus détaillée, l’organisation des divers services communaux pendant la période de crise s’est déclinée comme suit:

Service des routes et travaux

Les tâches d’entretien de la voie public ont été maintenues ainsi que les tâches de collecte de déchets ménagers et de ramassage sur les divers points de collecte ont été maintenus.

Afin d’éviter les risques de propagation du virus, l’équipe communale a été scindée en deux groupes. Les deux groupes travaillaient en alternance une semaine sur deux en évitant de se croiser. Cela a permis de garantir, en cas de contamination, une équipe minimale de collaborateurs prête à être engagée. Deux personnes ont été chargées du transport des échantillons tel que décrit précédemment.

Les mesures de distance sociale ont fait leurs preuves puisque certains membres du service ont été atteints de symptômes ou ont été déclarés positifs au COVID-19. Ils n’ont cependant pas contaminé le reste de leurs collègues et s’en sont remis sans mal, fort heureusement.

Plusieurs membres du personnel des routes étaient également astreints à la Protection civile et ont donc été mobilisés à ce titre par l’ORPCi.

Il faut relever que la collaboration avec les communes de L’Abbaye et du Lieu a été excellente et qu’il a été possible de s’appuyer sur des renforts ponctuels de collaborateurs de ces deux communes grâce à une mutualisation des moyens humains.

Service des eaux

Dès les prémices de la crise, des mesures immédiates ont été prises afin de garantir le maintien du service en toutes circonstances. En effet, impossible de fermer le robinet d’eau de la commune ou de mettre hors service la station d’épuration!

Dans ce contexte, les trois collaborateurs ont assuré un tournus en évitant des contacts prolongés entre eux. Ainsi donc, en cas de contamination, la commune disposait en permanence d’au moins une personne prête à assumer sa fonction. Fort heureusement, le cas de figure ne s’est pas présenté.

Les visites chez les particuliers ont été suspendues ainsi que certains travaux non prioritaires, étant entendu que l’approvisionnement en eau et le fonctionnement de la station d’épuration étaient la priorité absolue.

Service forestier

Comme évoqué plus haut, les travaux forestiers et l’entretien des forêts n’étaient pas des tâches prioritaires dans le cadre de cette crise. Les collaborateurs du service ont donc pris en charge les transports bénévoles de personnes devant se rendre dans les institutions de soins. Les bûcherons et le garde-forestier ont également assuré quelques tâches de renfort auprès du service des travaux. Là aussi, des mesures ont été prises de telle sorte que les risques de contamination soient limités au maximum.

Service des bâtiments

Les équipes des bâtiments ont été fortement sollicitées peu avant l’arrivée de la crise, comme expliqué précédemment, et sont à nouveau sous pression actuellement en sortie de cette période. Pendant la période de semi-confinement, l’activité a été ralentie du fait de la fermeture des écoles. La difficulté majeure constatée a été l’approvisionne- ment en matériel. La situation de pénurie s’est faite très rapidement sentir, à l’instar de l’ensemble du canton. Ce n’est qu’au cours du mois d’avril que certains équipements et produits ont pu être fournis, grâce à des filières détournées. Depuis la reprise de l’activité scolaire, le service est très fortement mis à contribution puisque les directives émises par le canton en matière de nettoyage et de désinfection impliquent un passage dans l’ensemble des locaux deux fois par jour. Ces travaux sont effectués en collaboration et avec l’appui de la direction des écoles et des enseignants eux-mêmes. Pour la petite histoire, vu les directives en ce qui concerne le nettoyage des mains des élèves, les demandes en savon liquide ont été multipliées par 50 par rapport à une période normale. Il en va de même avec les produits de nettoyage ce qui va assurément générer des dépenses non prévues et exceptionnelles.

Services administratifs (Secrétariat/Bourse communale/Bureau Technique/Contrôle des habitants)

Dans l’ensemble, ces services ont pu continuer leurs activités. L’introduction du télétravail a permis d’éviter le croisement de collaborateurs de manière trop fréquente.

Le Bureau Technique communal a pu poursuivre son activité par ce biais. De nombreuses demandes d’autorisations de construire sont parvenues pendant cette période. Le processus de traitement de ces cas a été passablement ralenti par le fait que les services cantonaux étaient, quant à eux, fermés. Entre le 15 mars et le 1er mai, aucune enquête publique n’a pu être ouverte. Les dossiers, pour qu’ils soient traités, devaient être intégralement numérisés. La Municipalité note que l’arrêt prolongé des services du canton va indéniablement générer des retards dans la délivrance des autorisations de construire et regrette vivement cette situation qui risque de perdurer pendant de nombreux mois encore. Cependant, les constructeurs attendent des réponses rapides et cela est légitime.

La Bourse communale a, pour sa part, poursuivi son activité de manière habituelle tout en veillant à respecter les prescriptions de l’OFSP. Elle s’est assurée que les factures des entreprises combières soient payées dans des délais très courts afin de ne pas aggraver le risque économique pour ces dernières.

Le Contrôle des habitants a été également très fortement sollicité. En période normale, il s’agit déjà du service de l’administration le plus visité. Là aussi, la fermeture du service cantonal de la population a forte- ment compliqué la tâche des diverses collaboratrices. Avec la réintroduction des contrôles aux frontières, le contrôle des habitants a été fortement mis sous pression par des travailleurs frontaliers ou des employeurs de travailleurs frontaliers qui n’avaient plus la possibilité de se rendre en Suisse en raison de situations non régularisées. Cependant dans les cas de permis pour étrangers, le service communal ne fait que l’intermédiaire entre le canton et les personnes concernées. L’arrêt des activités du canton a donc négativement impacté le fonctionnement du service communal. A cela s’ajoute le fait que le service ne dis- posait pas de l’ensemble de ses res- sources en personnel.

Le Secrétariat municipal a égale- ment poursuivi ses activités pendant toute la durée de la crise. Le guichet de l’administration a été desservi même si l’accès y était fortement limité. Le central téléphonique a également été desservi et même renforcé. Au cours de la crise, 4 tâches ont passablement occupé le secrétariat.

• La coordination de l’ensemble de la crise sous la conduite du Syndic a été assurée. La cellule de crise s’est réunie de manière hebdomadaire pendant toute la durée de la situation. L’évolution des événements extrêmement mouvante a nécessité de repenser l’organisation générale des services de manière quasi quotidienne. La gestion et le tri de l’ensemble des directives fédérales et cantonales était à elle seule une tâche complexe. Deuxièmement, le modèle de plan de continuité de l’activité a été élaboré par le Secrétaire municipal. Il faut savoir que ce document a été ensuite réutilisé par nombre de communes vaudoises.

• Mme Maryline Riedo, adjointe au Greffe, a été sollicitée en qualité de responsable ressources humaines afin d’organiser les mesures de protection au sein du personnel et gérer les tournus des diverses équipes, cela en collaboration avec les chefs des services.

• Le secrétariat municipal est égale- ment venu en appui à la direction de l’établissement scolaire de la Vallée de Joux. Pendant l’ensemble de la crise, le Service d’accueil Scolaire a été déployé à la demande du département cantonal. Ce service a nécessité de repenser intégralement l’accueil des élèves dont les parents n’avaient pas de moyen de garde. Cette tâche a nécessité un important travail de la part de la direction des écoles et le personnel communal en charge de la surveillance du réfectoire a été mis à contribution. Cette structure flexible inexistante en période normale a dû être créée de toutes pièces dans des délais très courts. Le secrétariat municipal a donc apporté son concours à cette tâche afin d’assurer un service qui a finalement été très peu sollicité. La solidarité entre les personnes a donc joué en plein et nous ne pouvons que nous en réjouir. A noter également d’autres élans de solidarité comme, par exemple, la mise à disposition des équipes de cuisines du restau- rant du Centre Sportif et du restau- rant scolaire auprès du Pôle santé Vallée de Joux, afin de renforcer son équipe de cuisine sur le site de l’hôpital.

• Enfin, le Secrétariat municipal a été fortement sollicité dans la mise en place d’un plan pandémie, visant à assister les personnes vulnérables dans leurs démarches quotidiennes (courses, pharmacie, paiement).

Mme Carole Dubois et M. Michel Beetschen ont pris en charge l’organisation de ce processus, en collaboration avec le secrétariat. Un mailing a été expédié à 750 personnes et les deux municipaux ont effectué de nombreux coups de fils à des personnes âgées qui semblaient isolées afin de s’assurer que tout allait bien pour elles.

La Municipalité a pu s’appuyer sur un important réseau de bénévoles qui ont offert leurs services pour effectuer ces tâches. Citons parmi eux, la Jeunesse des Charbonnières et les personnes qui se sont annoncées via la plateforme COVID-19 ou sur les réseaux sociaux ou directement auprès de la commune. Que toutes ces personnes soient vivement remerciées pour leur contribution qui a été extrêmement appréciée par les Autorités et par les personnes concernées. Sans elles, la tâche de la commune aurait été nettement plus compliquée.

Remerciements

Avant de conclure, la Municipalité ne veut pas manquer d’adresser ses plus vifs remerciements et toute sa reconnaissance aux personnes suivantes:

– A la direction et au personnel du Pôle Santé Vallée de Joux qui n’a pas compté ses heures et ses efforts;
– Aux Municipalités de L’Abbaye et du Lieu, ainsi qu’aux collaborateurs de ces deux communes pour leur collaboration et leur appui;
– Au personnel de la Commune du Chenit ayant contribué à la bonne marche de l’ensemble de ses services, et en particulier ses chefs de services qui ont assuré des prestations exemplaires;
–  A la direction scolaire de l’établissement de la Vallée de Joux ainsi qu’à la Fondation des Aristochats pour leur collaboration ainsi que leur personnel qui a agi avec sang-froid et efficacité;
–  Aux bénévoles anonymes ou non qui ont contribué à épauler les communes dans leurs tâches, en particulier la jeunesse des Charbonnières;
–  Au personnel et à la Direction de la Feuille d’Avis de la Vallée de Joux, de l’ADAEV, de Vallée de Joux Tourisme et de la SIC, pour la mise en place de la plateforme C19 et pour leurs initiatives visant à soutenir l’économie de la Vallée de Joux;
–  A l’ensemble des personnes et entre- prises ayant soutenu à un moment ou à un autre, les actions décrites ci- dessus, en particulier la Fondation Paul-Edouard Piguet, la manufacture Jaeger-LeCoultre, le Crédit Mutuel de la Vallée de Joux et le Lions Club; Communiqué
– A l’ensemble de la population com- bière pour la solidarité et l’esprit d’entraide dont elle a fait preuve.

Même si le Conseil communal ne siège encore pas dans ses locaux habituels, nous voyons que la sortie de la crise est arrivée. Les actions de la Municipalité se concentrent désormais sur les mesures à mettre en place pour le soutien du tissu économique et associatif régional. Il est encore trop tôt pour tirer un bilan financier du COVID-19 au niveau communal. Mais il est bien évident que la Municipalité compte renseigner son Conseil communal de manière exhaustive sur les impacts financiers, matériels et économiques de cette crise. Il est probable également que des préavis seront déposés auprès du Conseil communal.

Communications lues par le Syndic lors de la séance.